Le consensus systémique ou prendre une décision de groupe efficace

Pour prendre une décision, il faut être un nombre impair de personnes, et trois c'est déjà trop.

Georges Clémenceau

Lors de l’agile Tour Paris 2014 j’ai eu l’opportunité d’assister à l’exposé de Thibault Bouchette sur le consensus systémique. Je vais ici vous présenter les grandes lignes d’une autre méthode de décision qui pourra sûrement vous aider à avancer dans vos projets professionnels ou personnels.

Le consensus systémique c’est quoi?

On a tous eu à faire à des réunions interminables avec moult digressions et qui se terminent sans plan d’actions car pas une seule solution n’a pu être adoptée. Aucune décision n’a été prise car aucune solution n’était parfaite.

C’est cet immobilisme que le consensus systémique tente de réparer.

Prendre une décision est souvent en entreprise une affaire politique. Il est parfois délicat d’exprimer son opinion ou alors tout simplement il est difficile d’évaluer quelle est la meilleure décision à prendre.

Les méthodes de décisions connues

Comment prend on une décision habituellement?

Il y a 3 méthodes très répandues :

• la méthode du boss : c’est lui qui décide
• la méthode du consensus : on se met tous d’accord
• la méthode de la majorité : la majorité des votes l’emporte

Ces 3 méthodes ont leur limite :

La méthode du boss, bien que très efficace en matière de prise de décision, laisse peu d’espace aux collaborateurs pour participer. Peu à peu, ces derniers risquent d’être démotivés puisque leur voix ne compte pas et le boss va perdre l’adhésion de son équipe.

La méthode du consensus n’est efficace que lorsque tout le monde est d’accord. Lorsque ce n’est pas le cas, les débats s’allongent, les esprits s’échauffent et le consensus peut prendre beaucoup de temps avant d'apparaître.

Dans le cadre de la méthode de la majorité, il faut comprendre que ce qui est recherché ce n’est pas nécessairement la solution idéale mais l’approbation des personnes qui votent.

De plus, chaque personne vote avec une sélection unique. Si on a le choix entre la solution A, B ou C, chaque personne ne pourra choisir qu’une seule solution. Son vote est donc une ressource rare et les ressources rares mènent souvent aux conflits. En effet, certaines personnes sont prêtes à beaucoup pour obtenir le vote des électeurs (mentir, divulguer des informations).

Alors comment prendre une décision de manière efficace, sans contraindre une partie des collaborateurs et en étant certain d’avoir choisi la meilleure des solutions? C’est ce que le consensus systémique tente de faire.

Comment fonctionne le consensus systémique?

La différence fondamentale dans cette approche c’est que l’on recherche l’acceptation et non l’approbation :  chacun va pouvoir s’exprimer sur chaque proposition et non pas élire la « moins pire » des solutions.

Il faut savoir qu’il est très difficile pour un humain de mesurer l’acceptation. Intuitivement, l’humain voit les désaccords plus que les points d’accord.

Dans ce système, on utilise la préférence naturelle de l’humain à objecter car il n‘y aucune limite aux nombres d’objections et aux résistances.

La clé, pour celui qui propose une solution, sera alors, de minimiser le nombre d’objections en améliorant à chaque fois sa proposition. On se concentre sur ce qui est un potentiel conflit : cela favorise la collaboration.

C’est maintenant que la méthode du consensus systémique commence :

Les propositions doivent être listées, idéalement au tableau, de A à Z, par exemple. Ensuite, chaque intervenant donne une note pour chaque proposition. Chacun votera donc plusieurs fois.

Le but  est, pour chaque proposition, de mesurer le niveau d’objection avec des notes de 0 à 10, où 0 = aucune objection et 10 = totalement en désaccord.

Une fois les votes réalisés, on somme les objections par proposition. Celle qui remporte le moins d’objection est “gagnante”.

Un exemple, un exemple !

Imaginez que vous devez organiser un team building avec votre équipe de 4 personnes. La question est : Qu’est ce qu’on organise pour cette journée de team building ?

Plusieurs personnes proposent des activités : une journée à Disneyland à faire des attractions, un dîner au restaurant puis une sortie en boite de nuit ou un séjour en thalasso.

Voyons les votes de chacun :

Fred n’aime pas du tout l’idée d’aller à Disneyland, il vote une forte objection avec une note de 7.

Sabine n’a absolument rien contre l’idée d’un séjour thalasso. Elle attribue 0 objection à cette proposition.

Ce qui est intéressant dans ce système, c’est d’étudier ces fameuses objections. Pourquoi y en a t’il? Sur quel sujet? Peut on améliorer la proposition pour diminuer le nombre d’objections?

On peut alors imaginer de modifier les propositions pour répondre aux objections et les soumettre à nouveau aux votes afin d’obtenir un meilleur consensus.

Avec ce système on va chercher une solution qui convient le mieux, à tout le monde.

Bonnes pratiques

Une bonne proposition doit répondre aux questions qui, quand, quoi, où. Plus la proposition sera détaillée moins elle rencontrera d’objections.

Il existe une version “rapide” où on utilise ses mains pour voter :

- 0 main levée = aucune objection,

- 1 main levée = petite objection,

- 2 mains levées = forte objection

Il est important de demander : “Avez vous des objections ?” Cela permet de connaître les avis tout en fermant le débat.

Demander “Qu’en pensez vous ?” ouvre le débat et ne permet pas de prise de décision.

L’évaluation de la proposition “Ne Rien Faire” doit être réalisée également car toute proposition remontant plus d’objections que “Ne Rien Faire” est soit à écarter soit à retravailler.

Dans le cas où 2 propositions seraient à égalité de points, on peut demander au groupe ce qu’il souhaite faire. On a alors un système récursif de décision.

Pourquoi je recommande cette méthode

Cette méthode demande peu d’explications pour être mise en place. Elle est ensuite facile à utiliser au quotidien dans sa version rapide, à peine plus compliqué dans sa version longue en réunion.

C’est au final un véritable gain de temps si l’on peut se décider sur des propositions construites et rassurant d’avoir élu la solution qui emporte l’acceptation de tous.

Enfin, c’est une méthode respectueuse de tous et collaborative.

Je remercie Thibault Bouchette pour son excellente présentation du consensus systémique.